Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν ένα ERP που έχει στηθεί χρόνια πριν, εγκατεστημένο σε τοπικό server και χωρίς web API. Συχνά θεωρούν ότι δεν μπορούν να έχουν e-shop συνδεδεμένο με αυτό. Στην πράξη υπάρχουν αρκετοί τρόποι, και ο σωστός εξαρτάται από το τι επιτρέπει το συγκεκριμένο σύστημα.
1. Ανταλλαγή αρχείων (XML, CSV)
Πολλά ERP μπορούν να εξάγουν προϊόντα, τιμές και αποθέματα σε αρχείο και να εισάγουν παραγγελίες από αρχείο. Το e-shop διαβάζει το αρχείο, ελέγχει τα δεδομένα και τα εφαρμόζει.
- Πλεονέκτημα: δεν αγγίζει τη βάση του ERP και είναι εύκολο να ελεγχθεί.
- Περιορισμός: ο συγχρονισμός γίνεται κατά διαστήματα, και οι μορφές αρχείων πρέπει να είναι σταθερές. Χρειάζεται validation για να μη μπαίνουν λάθος δεδομένα.
2. Πρόσβαση στη βάση δεδομένων
Όταν το ERP αποθηκεύει τα δεδομένα σε βάση που μπορεί να διαβαστεί, μια ενδιάμεση υπηρεσία μπορεί να τα συγχρονίζει με το e-shop. Εδώ χρειάζεται προσοχή: η εγγραφή απευθείας στη βάση ενός ERP μπορεί να παρακάμψει τους δικούς του κανόνες, οπότε συνήθως προτιμάται η ανάγνωση και η εισαγωγή παραγγελιών με τον μηχανισμό που προσφέρει το ίδιο το σύστημα.
3. Custom γέφυρα (bridge)
Όταν το ERP λειτουργεί μόνο στο τοπικό δίκτυο, μια μικρή εφαρμογή εγκαθίσταται δίπλα του. Επικοινωνεί με το ERP εσωτερικά με όποιον τρόπο είναι διαθέσιμος και στέλνει μόνο τα αναγκαία δεδομένα σε μια ασφαλή cloud υπηρεσία, από την οποία τα διαβάζει το e-shop. Το ERP δεν χρειάζεται να εκτεθεί στο διαδίκτυο.
Μια καλή γέφυρα προβλέπει:
- Επαναλήψεις όταν χαθεί προσωρινά η σύνδεση.
- Μοναδικά αναγνωριστικά, ώστε μια παραγγελία να μην περάσει δύο φορές.
- Logs και ειδοποιήσεις για κάθε αποτυχία.
- Ελάχιστα δικαιώματα πρόσβασης στο ERP.
Πώς επιλέγεται ο τρόπος
Η επιλογή γίνεται μετά από χαρτογράφηση: τι δεδομένα χρειάζονται, πόσο συχνά αλλάζουν, τι επιτρέπει το ERP και ποιες ενέργειες πρέπει να γίνονται άμεσα, όπως η καταχώριση παραγγελίας. Συχνά συνδυάζονται δύο μέθοδοι, για παράδειγμα αρχεία για τον κατάλογο και άμεση επικοινωνία για τις παραγγελίες.
Τι χρειάζεται να ξέρετε πριν ξεκινήσετε
Το πιο χρήσιμο είναι να γνωρίζετε ποιο ERP χρησιμοποιείτε, σε τι έκδοση, πού είναι εγκατεστημένο και ποιος μπορεί να δώσει πρόσβαση ή τεκμηρίωση. Δεν χρειάζεται να είναι όλα γνωστά από την αρχή· αυτά διευκρινίζονται στη φάση της χαρτογράφησης.
Η KUBIK υλοποιεί σύνδεση e-shop με ERP ακόμη και όταν δεν υπάρχει έτοιμο API. Για το γενικό πλαίσιο, δείτε τον οδηγό για τη διασύνδεση B2B e-shop και ERP και για το απόθεμα τον οδηγό συγχρονισμού αποθέματος. Αν θέλετε να δούμε το δικό σας σύστημα, επικοινωνήστε μαζί μας.