Το απόθεμα είναι το δεδομένο που δημιουργεί τα περισσότερα προβλήματα σε ένα e-shop. Αν εμφανίζει διαθέσιμο ένα προϊόν που έχει τελειώσει, η επιχείρηση καλείται να ακυρώσει ή να καθυστερήσει την παραγγελία. Αν εμφανίζει εξαντλημένο ένα προϊόν που υπάρχει, χάνεται πώληση. Η σύνδεση του e-shop με την αποθήκη ή το ERP υπάρχει για να αποφεύγονται και τα δύο.
Ποιο σύστημα κρατά το σωστό απόθεμα
Το πρώτο βήμα είναι να οριστεί ποιο σύστημα είναι η πηγή αλήθειας. Στις περισσότερες επιχειρήσεις είναι το ERP ή το πρόγραμμα αποθήκης, γιατί εκεί καταγράφονται εισαγωγές, εξαγωγές, επιστροφές και προσαρμογές. Το e-shop διαβάζει το απόθεμα από εκεί και δεν το διαχειρίζεται μόνο του.
Αν και τα δύο συστήματα μπορούν να αλλάζουν το ίδιο απόθεμα, δημιουργούνται συγκρούσεις. Γι' αυτό ο ρόλος κάθε συστήματος ορίζεται πριν από την ανάπτυξη.
Πραγματικός χρόνος ή προγραμματισμένος συγχρονισμός
Δεν χρειάζεται κάθε επιχείρηση ενημέρωση ανά δευτερόλεπτο.
- Προγραμματισμένος συγχρονισμός (ανά λίγα λεπτά ή ανά ώρα): απλός και αξιόπιστος. Αρκεί όταν οι ποσότητες είναι μεγάλες και οι πωλήσεις δεν εξαντλούν γρήγορα το απόθεμα.
- Σχεδόν πραγματικός χρόνος: κάθε αλλαγή στο ERP στέλνεται στο e-shop όταν συμβεί. Χρειάζεται όταν τα προϊόντα έχουν χαμηλό απόθεμα ή πολλές παράλληλες πωλήσεις.
Η επιλογή εξαρτάται από τον ρυθμό πωλήσεων και από το τι επιτρέπει το ERP. Ένα σύστημα που λειτουργεί μόνο τοπικά δεν μπορεί πάντα να ειδοποιεί άμεσα, οπότε συχνά χρησιμοποιείται συχνός προγραμματισμένος συγχρονισμός μέσω custom γέφυρας.
Διαθέσιμο, δεσμευμένο και εμπορεύσιμο απόθεμα
Το «απόθεμα» δεν είναι πάντα ένας αριθμός. Μια παραγγελία που έχει γίνει αλλά δεν έχει ακόμη τιμολογηθεί δεσμεύει ποσότητα. Ένα προϊόν μπορεί να βρίσκεται σε περισσότερες αποθήκες ή να είναι σε παραλαβή. Πρέπει να αποφασιστεί ποια ποσότητα δείχνει το e-shop: αυτή που υπάρχει φυσικά ή αυτή που μπορεί να πουληθεί.
Πώς αποφεύγονται οι πωλήσεις χωρίς διαθεσιμότητα
- Η παραγγελία ελέγχει το απόθεμα ξανά τη στιγμή της ολοκλήρωσης και όχι μόνο όταν το προϊόν μπήκε στο καλάθι.
- Όταν η παραγγελία περνά στο ERP, το απόθεμα δεσμεύεται.
- Υπάρχει σαφής κανόνας για τα προϊόντα με χαμηλό απόθεμα, για παράδειγμα να μην εμφανίζεται ακριβής αριθμός.
- Κάθε αποτυχία συγχρονισμού καταγράφεται και ειδοποιεί κάποιον, αντί να μένει απαρατήρητη.
Τι πρέπει να προβλεφθεί όταν κάτι αποτύχει
Αν το ERP δεν είναι διαθέσιμο για λίγα λεπτά, το e-shop δεν πρέπει να δείχνει λάθος απόθεμα ούτε να χάνει παραγγελίες. Χρειάζονται ουρές εργασιών, επαναλήψεις χωρίς διπλές εγγραφές και logs που δείχνουν τι δεν πέρασε. Περισσότερα για την αρχιτεκτονική υπάρχουν στον οδηγό για τη διασύνδεση B2B e-shop και ERP.
Η KUBIK υλοποιεί τη σύνδεση e-shop με ERP και αποθήκη, με συγχρονισμό αποθεμάτων, τιμών και παραγγελιών. Αν το απόθεμά σας δεν συμφωνεί με το e-shop, μιλήστε μαζί μας.